Žádné další dvojité rezervace nebo kolize s osobním rozvrhem ve vašem rezervačním systému. SuperSaaS vám umožňuje přizpůsobit dostupnost rezervace schůzek, spravovat hodiny rezervace a umožňuje vám pracovat s více kalendáři společně. V tomto článku vysvětlujeme různé způsoby přizpůsobení a zobrazení dostupnosti v SuperSaaS.
- Nastavení dostupnosti
- Ovládejte, jak se dostupnost zobrazuje a uplatňuje ve vašem plánu
- Správa dostupnosti pomocí více kalendářů
Nastavení dostupnosti
1. Nastavte si pravidelnou týdenní dostupnost podle plánu
Spravujte své pracovní dny a otevírací dobu, během kterých chcete, aby byl váš rozvrh k dispozici. Můžete si vybrat, ve které dny chcete přijímat rezervace, a také přidat dny volna pro vás nebo organizaci. Dále zadejte otevírací dobu pro každý den samostatně.
Je nepraktické zůstat k dispozici po celý den, když chcete vzít v úvahu i denní dobu oběda nebo si každý den vyhradit jen pár hodin na jinou práci. Můžete to vzít v úvahu rozdělením otevírací doby ve svém rozvrhu.
Svou dostupnost můžete nastavit přes Název plánu > Dohlížet > Otevírací doba, jak je znázorněno:
2. Spravovat dostupnost pro konkrétní data
Můžete mít důležité závazky v určité dny, nadcházející svátky, nebo možná chcete jednoduše zablokovat některé časové úseky ze svého plánu. Spravujte tyto výjimky úplným uzavřením plánu nebo vytvořením jiné pracovní doby pro tato konkrétní data (nebo časové období).
Takové výjimky můžete do systému přidat přes Název plánu > Dohlížet > Zvláštní dny > Přidat novou výjimku, jak je znázorněno:
Když kliknete na tlačítko „Vytvořit výjimku“, můžete zobrazit své zvláštní dny uvedené v části „Výjimky dostupnosti“ na stejné stránce nad tímto polem.
Poznámka: Kteroukoli/všechny tyto výjimky je možné smazat jednoduchým kliknutím na tlačítko s červeným křížkem na straně jízdy každé výjimky zvláštního dne.
3. Omezte období dostupnosti
Ve výchozím nastavení je váš rozvrh otevřený pro rezervace na dobu neurčitou. Tento časový rámec můžete upravit podle svých individuálních požadavků. Když řídíte speciální událost, workshop nebo relaci, která je k dispozici pouze mezi určitými daty, můžete se rozhodnout otevřít svůj rozvrh pouze během určitého časového intervalu.
Dostupnost plánu v daném časovém intervalu můžete omezit na kartě Název plánu > Dohlížet > Otevírací doba, jak je znázorněno:
Váš plán by tak byl pro uživatele mimo dostupné časové období nedostupný.
4. Ručně zablokujte určité časové úseky ve svém plánu
Někdy můžete chtít zablokovat určité časové úseky nebo určité dny ve vašem plánu. Existuje několik způsobů, jak zablokovat čas ve vašem plánu. Jedním z nejjednodušších způsobů, jak zablokovat určité časové úseky nebo dny ve vašem plánu, je vyplnit čas vlastní rezervací. Jako správce nejste vázáni limity, takže můžete snadno provést rezervaci, která trvá několik dní (a vyhnout se všem časovým omezením).
Chcete-li vytvořit rezervaci, která je dlouhá několik dní, můžete jednoduše kliknout na Název plánu > Použít a kliknutím na plán vytvořit rezervaci. Zde je příklad rezervace, která trvá několik dní:
Tento typ rezervace se počítá jako jedna rezervace v systému a započítává se do vašeho celkového počtu.
Mezi další způsoby blokování času patří vytváření výjimek pro zvláštní dny, dočasné přizpůsobení otevírací doby vašeho rozvrhu a synchronizace vašeho rozvrhu SuperSaaS s kalendářem Google. Tyto způsoby vám umožní zablokovat čas ve vašem plánu, aniž byste snížili počet rezervací z celkového rezervačního limitu dostupného na vašem účtu.
Určete, jak se dostupnost zobrazuje a uplatňuje ve vašem plánu
5. Spravujte hodiny viditelné ve vašem plánu
Schůzky mohou zabrat většinu vašeho dne a nevyzpytatelné plány schůzek mohou omezovat vaši produktivitu. I když nemůžete změnit pracovní dobu, můžete určitě povzbudit uživatele, aby vytvořili schůzku v určitých hodinách. Toho můžete dosáhnout správou hodin viditelných ve vašem rezervačním plánu.
Hodiny viditelné ve vašem rozvrhu můžete ovládat na kartě Název rozvrhu > Konfigurovat > Rozvržení, jak je znázorněno:
Poznámka: Viditelná doba se liší od otevírací doby ve vašem rozvrhu. Viditelná doba jsou hodiny viditelné ve vašem plánu pro vaše uživatele, zatímco otevírací doba jsou hodiny, během kterých chcete přijímat rezervace podle vašeho plánu.
6. Povolit uživatelům nebo superuživatelům vytvářet rezervace mimo otevírací dobu
Využijte informace o otevírací době, aby byl váš rozvrh vizuálně přitažlivý. Pro pohodlí vašich uživatelů jim můžete povolit rezervaci schůzky mimo otevírací dobu.
Rezervace mimo otevírací dobu můžete povolit přes Název plánu > Konfigurovat > Otevírací doba, jak je uvedeno níže:
Místo toho, pokud chcete tuto funkci omezit pouze na administrátora a zaměstnance vašeho týmu (superuživatele v systému), můžete tuto možnost vybrat přes Název plánu > Dohlížet > Otevírací doba, jak je znázorněno:
7. Zajistěte, aby všechny schůzky spadaly mezi vaši otevírací dobu
Nebuďte frustrovaní, když čas ukončení schůzky spadne mimo vaši otevírací dobu. Ujistěte se, že systém přijímá schůzky pouze v rámci otevírací doby.
Můžete toho dosáhnout přes Název plánu > Dohlížet > Otevírací doba, jak je znázorněno:
Správa dostupnosti pomocí více kalendářů
8. Vyhněte se střetům s osobními závazky synchronizací s kalendářem Google
Už žádné dvojité rezervace nebo oficiální schůzky v rozporu s vašimi osobními závazky. Jednoduše synchronizujte svůj kalendář Google s rozvrhem SuperSaaS a vyhněte se překrývajícím se schůzkám. Chcete-li nastavit synchronizaci s kalendářem Google, postupujte podle tohoto rychlého výukového videa:
Přečtěte si náš předchozí článek, kde vysvětlujeme, jak získat okamžité aktualizace z vašeho rozvrhu SuperSaaS do vašeho kalendáře Google.
9. Udržujte všechny kalendáře aktuální přidáním podrobností o schůzce ze SuperSaaS
Manipulace s více kalendáři se může rychle stát únavnou. Chcete vám i vašim zákazníkům usnadnit synchronizaci podrobností schůzek s jinými kalendářovými programy. Své rezervace SuperSaaS můžete snadno přidat do jiných kalendářů exportováním schůzek do jiných kalendářů.
Exportujte každou rezervaci jednotlivě
Jednotlivé rezervace můžete exportovat kliknutím na slot schůzek a poté kliknutím na malé tlačítko iCal v pravém dolním rohu slotu, jak je znázorněno:
Když tento soubor iCal otevřete v jiných kalendářových programech. Informace o schůzce se přidají přímo do vašeho kalendáře.
Umožněte svým zákazníkům přidat si podrobnosti o rezervaci do svého kalendáře
Pokaždé, když uživatel provede rezervaci, můžete automaticky připojit podrobnosti v oznámení jako soubor iCal. Toho můžete dosáhnout použitím kouzelného slůvka $ical ve svých oznamovacích zprávách.
Poznámka: Kouzelná slova jsou automatický text, který se při vygenerování zprávy automaticky nahradí nějakou dynamickou hodnotou. úplný seznam kouzelných slov naleznete v naší dokumentaci podpory.
Své zprávy můžete upravit tak, aby obsahovaly soubor iCal, přes záložku Název plánu > Konfigurovat > Rozvržení, jak je znázorněno:
Když ponecháte výchozí zprávu, můžete jednoduše přidat kouzelné slovo $ical do výše uvedeného pole. Zde je přehled toho, jak se vaše potvrzovací zpráva zobrazí uživateli Gmailu:
Email se může zobrazovat v jiném formátu pro jiné poskytovatele emailu. Soubor iCal však bude vždy připojen k emailu bez ohledu na poskytovatele.
TIP: Přečtěte si náš článek o přizpůsobení emailu a textových zpráv.
Kromě přizpůsobení vaší dostupnosti můžete také přidat pokročilou dostupnost nebo omezení rezervace. Další informace o nastavení těchto rezervačních omezení naleznete zde.
V případě jakýchkoli konkrétních dotazů ohledně konfigurace vaší dostupnosti v SuperSaaS nás neváhejte kontaktujte.