Jednu zasedací místnost nebo jednoho terapeuta naplánujete snadno. Zajímavější to začne být, když máte dvacet skladovacích boxů, čtyřicet kol k pronájmu, sto skříněk nebo tucet rekreačních chat. Všechny musí být k dispozici pro rezervaci, chcete na první pohled vidět, co je volné a co obsazené, a rezervace často trvají dny nebo týdny místo jedné hodiny.
SuperSaaS si s tím dobře poradí, ale rozvrhu s mnoha zdroji prospěje několik nastavení, která malý rozvrh nepotřebuje. Tento článek vás provede třemi z nich: umístěním všech zdrojů do jednoho rozvrhu, přepnutím na horizontální zobrazení, aby přehled zůstal čitelný, a rozhodnutím, zda si zákazníci vyberou konkrétní jednotku, nebo jim bude jednoduše nějaká přidělena.
Jako příklad v celém článku používáme naši ukázku Rezervace skladovacích boxů. Obsahuje patnáct kójí různých velikostí s rezervacemi na více dní, takže dobře poslouží jako vzor pro jakoukoli firmu, která něco pronajímá.
Krok 1: Umístěte všechny zdroje do jednoho rozvrhu
První otázkou je, který ze tří typů rozvrhu použít. Pro pronájmy je odpovědí téměř vždy rozvrh zdrojů: každý skladovací box, kolo nebo chata se stane jedním zdrojem a rezervace tento zdroj zablokuje po dobu pronájmu. Rezervace v rozvrhu zdrojů mohou mít libovolnou délku, takže dvouhodinová výpůjčka kola a šestiměsíční smlouva na skladovací box mohou existovat vedle sebe ve stejném kalendáři.
Mohli byste vytvořit samostatný rozvrh pro každou jednotku, ale tomuto pokušení odolejte. Naše dokumentace o kombinování rozvrhů to říká jednoduše: pokud máte zaměnitelné zdroje, je nejlepší je umístit do stejného rozvrhu zdrojů. Jeden rozvrh znamená jedno místo pro nastavení otevírací doby, cen a omezení rezervací, jeden přehled pro vás a jeden odkaz, který dáte zákazníkům. Počet zdrojů, které můžete do rozvrhu přidat, není nijak omezen.
Několik praktických tipů pro přidávání mnoha zdrojů:
- Používejte názvy, které nesou informaci. Ukázka pojmenovává své kóje
Kóje A01 · 25 m², takže velikost je vidět, aniž byste museli otevírat rezervaci. U kol to může být velikost rámu, u chat počet lůžek. - Dodržujte logické pořadí. Zdroje se zobrazují v pořadí, v jakém je definujete v části Nastavení > Zdroje. Seskupte je podle budovy, řady nebo typu, aby se přehled četl přirozeně.
- V případě potřeby stanovte cenu pro každou jednotku. Různé velikosti obvykle znamenají různé ceny. Pomocí pokročilých cenových pravidel můžete účtovat jinou cenu za každou jednotku, přidat sezónní sazby nebo poskytnout slevu na delší pronájmy.
Krok 2: Přepněte na horizontální zobrazení
Ve výchozím nastavení SuperSaaS vykresluje týdenní a denní zobrazení vertikálně: čas plyne shora dolů a každý zdroj má vlastní sloupec. To funguje dobře pro několik málo zdrojů, ale při patnácti a více jsou sloupce příliš úzké na čtení a rezervace od pondělí do pátku se rozdělí na pět samostatných částí.
Horizontální rozvržení to obrací. Každý zdroj má vlastní řádek, čas plyne zleva doprava a vícedenní rezervace se stane jedním pruhem, který se táhne přes všechny dny, které pokrývá. Jak uvádí naše dokumentace o zobrazeních, horizontální rozvržení se hodí, pokud máte velké množství zdrojů nebo pokud rezervace často přesahují půlnoc. Pronájmy splňují obojí.
Chcete-li přepnout, otevřete ve svém rozvrhu Nastavení > Vzhled. Ve sloupci Možnosti vedle zobrazení Měsíc, Týden a Den zvolte místo výchozího Vertikální možnost Horizontální. Když už jste tam, vyplatí se nastavit týdenní zobrazení jako výchozí, protože právě to bude chtít vidět většina zákazníků, a skrýt zobrazení, která nepotřebujete.
Při dlouhém seznamu zdrojů pomohou dvě související nastavení:
- Filtr zdrojů. Nad kalendářem si uživatelé mohou v rozbalovacím seznamu vybrat jeden zdroj a zobrazit jen tuto jednotku. V ukázce zkuste vybrat
Kóje B03 · 200 m²a uvidíte, jak se kalendář zúží na jeden řádek. Pro zákazníka je to nejrychlejší způsob, jak zjistit, zda je jednotka, kterou měl na mysli, volná. - Přímé odkazy na zdroj. Zákazníka můžete poslat rovnou k jedné jednotce tak, že k URL rozvrhu přidáte název zdroje. Jak na to, vysvětluje náš článek o přesměrování zákazníků na konkrétní zdroj.
Pokud někdy potřebujete horizontální rozvržení bez změny nastavení, přidejte k URL rozvrhu ?dir=h. Funguje i opak, ?dir=v. Další triky s URL najdete v dokumentaci.
Mějte na paměti, že uživatelé mobilních zařízení vertikální ani horizontální týdenní zobrazení vůbec nevidí. Místo toho dostanou kompaktní měsíční kalendář se seznamem volných termínů pod ním, což funguje dobře bez ohledu na to, kolik máte zdrojů.
Krok 3: Rozhodněte, kdo vybírá jednotku
Když je rozvrh nastavený a přehledný, zbývá učinit ještě jedno rozhodnutí: vybere si zákazník konkrétní jednotku, nebo mu ji chcete přidělit vy?
Nechte zákazníka vybrat
Pokud se vaše jednotky liší ve věcech, na kterých zákazníkovi záleží, nechte ho vybrat. Zákazníka skladu zajímá, zda dostane 25, nebo 500 m², hosta chaty počet ložnic a zájemce o kolo správná velikost rámu. V takovém případě vám stačí rozvrh zdrojů: zákazník otevře kalendář, najde jednotku, která mu vyhovuje, a zarezervuje si ji. Přesně tak funguje ukázka.
Přidělte jednotku automaticky
Někdy jsou jednotky skutečně identické a možnost výběru jen způsobuje zmatek. Naše dokumentace popisuje přesně tento scénář:
Máte 20 stejných kusů vybavení k pronájmu a nechcete, aby si uživatel vybíral konkrétní kus.
Představte si identické skříňky, flotilu stejných kol k pronájmu nebo sadu stejných projektorů či nářadí. Zákazník chce jen vědět, že je pro jeho termín k dispozici nějaký kus. Který konkrétně dostane, je vaše starost, ne jeho.
SuperSaaS to řeší pomocí seskupených zdrojů, kdy nad svým rozvrhem zdrojů použijete rozvrh služeb:
- Ponechte si rozvrh zdrojů, ve kterém je každá jednotka samostatně, jak je popsáno výše. Zůstává vaším administrativním přehledem.
- Vytvořte nový rozvrh typu služba a definujte v něm službu, například „Půjčení kola“.
- V rozvrhu služeb přejděte na Nastavení > Služby a připojte službu ke svému rozvrhu zdrojů. Protože tento rozvrh obsahuje více zdrojů, uvidíte možnost připojení ke Kterýkoli z … zdrojů.
- Hned pod ní najdete možnost Pokud je k dispozici více zdrojů. Zde zvolíte, zda nechat uživatele vybrat zdroj, vybrat zdroj náhodně, nebo přidělit první dostupný v pořadí uvedeném v rozvrhu.
Zákazníci pak rezervují v rozvrhu služeb. Dostupnost vidí jako jedinou entitu: termín je volný, dokud je volná alespoň jedna ze seskupených jednotek. Při rezervaci pro ně SuperSaaS vybere jednotku a zablokuje ji v rozvrhu zdrojů, kde přesně vidíte, který kus dostal kdo. Toto nastavení je podrobně vysvětleno v části o seskupených zdrojích v dokumentaci.
Volba mezi náhodně a první dostupný je hlavně praktická. Při volbě první dostupný se seznam plní shora, což se hodí, pokud je jednotka 1 nejblíže ke dveřím. Náhodný výběr rozkládá opotřebení rovnoměrně na celou flotilu.
Jednu věc mějte na paměti: služba v rozvrhu služeb má pevnou délku, takže zákazníci nemohou rezervaci natáhnout na libovolnou délku, jak to jde v rozvrhu zdrojů. U pronájmů se proto obvykle definuje několik služeb s různou délkou, například „půl dne“, „1 den“ a „2 dny“, a každá se připojí ke stejné skupině.
Příklad: půjčovna kol se třemi typy kol
Jak to funguje v praxi, uvidíte v naší ukázce Půjčovna kol. Za ní stojí tři rozvrhy zdrojů, jeden pro každý typ kola: Městská kola, Horská kola a Elektrokola. Každý rozvrh zdrojů obsahuje jednotlivá kola daného typu a právě tam půjčovna sleduje, které kolo má kdo půjčené.
Zákazníci tyto tři rozvrhy nikdy nevidí. Vidí jen rozvrh služeb Půjčovna kol, který je kombinuje. Jeho služby jsou definovány podle typu kola a délky výpůjčky, například „Městské kolo ‑ půl dne“, „Městské kolo ‑ 1 den“ a „Městské kolo ‑ 2 dny“, a každá služba je připojena ke Kterýkoli z … kol v odpovídajícím rozvrhu zdrojů. Když si zákazník vybere „Městské kolo ‑ 1 den“ a datum, kalendář ukazuje dostupnost, dokud je ten den volné alespoň jedno městské kolo, a SuperSaaS při rezervaci přidělí konkrétní kolo.
Toto nastavení vám nabízí to nejlepší z obou světů: zákazníci si vyberou to, na čem jim záleží, tedy typ kola a dobu, na kterou ho potřebují, zatímco volba, na které jim nezáleží, tedy které konkrétní kolo, proběhne automaticky.
Kombinujte skupinu s dalšími zdroji
Seskupené zdroje lze pro jednu rezervaci kombinovat s dalšími požadavky. Dokumentace uvádí příklad skupinové rezervace výletu, která vyžaduje 5 kol a jednoho průvodce, přičemž nezáleží na tom, který průvodce ani která konkrétní kola budou ze skupiny vybrána. Chcete-li to nastavit, jednoduše přidejte ke službě možnost Kterýkoli z … několikrát, jednou pro každé kolo, a průvodce přidejte jako druhou skupinu. SuperSaaS pak nabídne jen časy, kdy je volných všech pět kol i průvodce, a při rezervaci je přidělí.
Které zobrazení kam patří
Protože rozvrh služeb jednotlivé zdroje před zákazníkem skrývá, horizontální rozvržení má význam hlavně v rozvrhu zdrojů, kde vy a vaši zaměstnanci sledujete celkový přehled. V rozvrhu služeb je volba mezi vertikálním a horizontálním rozvržením dostupná pouze pro měsíční zobrazení. Typické nastavení pro identické jednotky k pronájmu tedy vypadá takto:
- Rozvrh zdrojů, horizontální týdenní zobrazení, který používáte vy k přehledu všech jednotek a jejich rezervací a volitelně i zákazníci, kteří si chtějí vybrat konkrétní jednotku.
- Rozvrh služeb, připojený ke skupině, který používají zákazníci, kteří chtějí jen nějakou jednotku na určité období, jako v ukázce Půjčovna kol.
Pokud jsou vaše jednotky odlišné a zákazníci by si měli vždy vybírat, můžete rozvrh služeb úplně vynechat a sdílet přímo rozvrh zdrojů.
Vyzkoušejte si to
Otevřete ukázku Rezervace skladovacích boxů, přepínejte mezi týdenním zobrazením a filtrem a získejte představu, jak se chová horizontální rozvrh s mnoha zdroji, a vyzkoušejte ukázku Půjčovna kol, abyste viděli, jak seskupené zdroje vypadají z pohledu zákazníka. Pak si vytvořte bezplatný účet, přidejte vlastní jednotky a v části Nastavení > Vzhled nastavte horizontální rozvržení. Bezplatná verze nemá omezený počet rozvrhů, takže si můžete sestavit celé nastavení dřív, než se rozhodnete, zda potřebujete placené předplatné, které začíná na 150 Kč. Pokud si nebudete vědět rady, náš tým podpory vám rád pomůže.