Poznámka: Nyní nabízíme integraci Zoomu, která poskytuje ještě plynulejší způsob, jak propojit váš kalendář SuperSaaS se Zoomem. Více informací o tom, jak ji nastavit, najdete v naší dokumentaci k videokonferencím.
V rostoucím digitálním prostředí, a zejména v posledním roce a půl během pandemie, je zřetelný posun od osobních schůzek v kanceláři k častější práci na dálku a používání digitálních aplikací, jako je Zoom, pro udržování kontaktu. Není proto překvapivé, že jsme zaznamenali nárůst dotazů, zda a jak je možné integrovat software pro videokonference do vašeho kalendáře SuperSaaS.
V tomto článku vysvětlíme možnosti integrace Zoomu a poskytneme podrobný návod, jak to nastavit. Kromě toho nabídneme i několik alternativních aplikací pro videokonference, které lze používat společně se SuperSaaS.
Existují dvě možnosti, jak propojit Zoom se SuperSaaS. Která z nich je pro vás nejlepší, závisí na vašich potřebách a osobních preferencích.
Možnost 1: Použití vašeho osobního ID schůzky
Nejjednodušší je použít vaše osobní ID schůzky, které vám přidělí Zoom a které každého, kdo ho použije, přesměruje do vaší osobní místnosti pro schůzky. ID je vždy stejné, a proto před jeho odesláním zákazníkovi kvůli schůzce nevyžaduje žádné úpravy. To znamená, že tyto stejné informace můžete sdílet se všemi.
Rychlý a snadný způsob, jak zajistit, aby tyto údaje dostali všichni vaši zákazníci, je přidat je do potvrzovacího emailu a/nebo připomínkového emailu, který odesílá SuperSaaS. Samozřejmě je důležité, abyste měli zapnutá emailová potvrzení a během procesu rezervace sbírali emailovou adresu zákazníka.
V nabídce Konfigurace přejděte na kartu Proces a ujistěte se, že je emailová adresa povinným údajem pro každou rezervaci.
Na stejné kartě najdete nastavení pro odesílání potvrzovacích emailů. Zde zvolíte poslední možnost: „Vždy poslat potvrzení, volitelné pro superuživatele a správce“.
Pokud chcete zákazníkům před schůzkou poslat také připomínkový email, najdete toto nastavení jen o kousek níže.
Jakmile jsme zajistili, že se emaily zákazníkům odesílají, přesuneme se na kartu Rozvržení, kde můžeme vytvořit vlastní zprávy. Pravděpodobně budete chtít přidat své Zoom údaje do potvrzovacích i připomínkových emailů, pro jistotu.
To je poměrně jednoduché. Ve Zoomu můžete použít možnost „kopírovat pozvánku“, takže budete mít všechny údaje po ruce, a sami si rozhodnete, které informace chcete do emailů zahrnout.
Jakékoli informace zadané sem se přidají do obecného emailu, který systém odesílá, takže si můžete být jisti, že je všichni vaši klienti obdrží. Pokud chcete svůj email plně přizpůsobit a napsat vlastní zprávu, podívejte se prosím na náš článek o personalizaci emailů.
Protože pro všechny používáte stejnou místnost pro schůzky, možná budete chtít mezi schůzkami také naplánovat časovou rezervu. Tím zabráníte tomu, aby zákazník, který se přihlásí o něco dříve, přerušil schůzku, která stále probíhá s jiným zákazníkem. Zoom navíc nabízí funkci čekárny, kterou můžete zapnout.
Možnost 2: Použití webhooků pro pokročilejší nastavení
Pokročilejší nastavení, kdy Zoom může pro každou schůzku automaticky vytvářet nové (jedinečné) místnosti pro schůzky, lze dosáhnout pomocí webhooků. Webhooky jsou jedním z několika způsobů, jak mohou webové aplikace mezi sebou komunikovat. Umožňují odesílat data v reálném čase z jedné aplikace do druhé pokaždé, když nastane určitá událost. Lze je nakonfigurovat ručně nebo, pokud nemáte tolik programátorských znalostí, pomocí předpřipravených workflow z Zapier.com nebo Make. Pro účely tohoto blogu se zaměříme na druhou možnost a použijeme předpřipravené workflow ze Zapieru; postup v Make.com bude velmi podobný.
Nejprve si budete muset na jejich webu vytvořit účet, než budete moci webhook se SuperSaaS nastavit. Zapier i Make.com nabízejí zkušební verzi a bezplatnou úroveň pro menší uživatele.
Na své nástěnce vyberte možnost vytvoření automatizace, abyste začali vytvářet webhook.
Krok 1: Nastavte spouštěč
- Vybrat aplikaci: Do vyhledávacího okna napište SuperSaaS.
- Událost spouštěče: To je akce, která webhook spustí. V tomto případě to může být buď připomínka nebo následná zpráva, nebo nová schůzka, podle toho, kdy chcete, aby se schůzka ve vašem Zoom účtu vytvořila.
- Vyberte svůj účet SuperSaaS (synchronizujte SuperSaaS, pokud jste to ještě neudělali).
- Vyberte, pro který rozvrh ve svém účtu chcete webhook nastavit.
- Pokud jste zvolili připomínku nebo následnou zprávu, systém se vás zeptá, která z těchto dvou akcí má být spouštěčem. Ve většině případů to bude připomínka (následná zpráva funguje pouze tehdy, pokud jste ji nastavili jako druhou připomínku.)
- Otestujte a pokračujte.
Krok 2: Nastavte akci
Vybrat aplikaci: Do vyhledávacího okna napište Zoom.
Událost akce: To je akce, která se provede, když se webhook spustí. V tomto případě chcete vytvořit schůzku ve svém Zoom účtu.
- Vyberte svůj Zoom účet (synchronizujte Zoom, pokud jste to ještě neudělali).
- Nastavení akce: Zde vyplníte údaje o Zoom události, která se má vytvořit, například téma, časové pásmo a/nebo délku trvání.
- Otestujte a pokračujte.
- Zapněte zap.
Váš webhook je nyní připravený a funguje. Můžete jej podle potřeby zapínat a vypínat. Upozorňujeme, že když tento webhook aktivujete, připomínková zpráva ze SuperSaaS se už neodešle. Místo toho se vytvoří schůzka ve vaší aplikaci Zoom.
Možná budete chtít uživatelům také poslat email se zoomovými informacemi. To lze udělat přidáním dalšího akčního kroku do webhooku. Pro vytvoření webhooku s více než jednou akcí ale budete potřebovat placený plán.
Krok 3: Nastavte akci
Vybrat aplikaci: Do vyhledávacího okna napište Mail by Zapier.
Událost akce: Chcete odeslat odchozí email.
- Nastavení akce: Tento krok vám umožní vytvořit email, který bude odeslán vašemu uživateli. Systém může z údajů schůzky vygenerovat email podobně jako automatický text. To vám například umožní oslovit uživatele jménem nebo jim poslat konkrétní údaje o schůzce.
Pro odeslání odkazu na Zoom budete chtít mít v těle emailu přidané pole pro odkaz na připojení.
- Otestujte a pokračujte.
- Zapněte zap.
Od té chvíle bude Zapier automaticky vytvářet novou schůzku ve Zoomu a poté zákazníkovi posílat email s informacemi, takže budou mít všechny potřebné údaje.
Jinou možností pro tento krok by bylo nastavit následný email v SuperSaaS jako druhou připomínku, takže vaši zákazníci stále dostanou email se všemi informacemi.
Existují nějaké alternativy?
Samozřejmě. Uveďme jen několik: MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts. S jakýmkoli softwarem pro videokonference, který vám poskytne osobní ID/URL schůzky, lze SuperSaaS používat pomocí kroků osobního ID schůzky, jak je popsáno v tomto článku.
Díky těmto krokům budete schopni úspěšně nastavit videokonferenční schůzky! Pokud máte k výše uvedeným pokynům jakékoli další otázky, neváhejte se ozvat našemu týmu podpory.
Zjistěte více o tom, jak vést úspěšné vzdálené schůzky.