Zaměstnanci se vracejí do kanceláří všude možně, ale život v kanceláři už nevypadá úplně stejně jako dřív. Možná jste přešli do menší kanceláře nebo coworkingového prostoru, kde se mohou pracovní místa sdílet. V takových případech může použití online plánování schůzek pomoci zajistit, že bude pro každého volný stůl nebo pracovní místo. Má vaše kancelář zasedací místnosti? Vytvořte další kalendář a dejte přístup všem zaměstnancům.
Jak vytvořit kalendář pro vaši kancelář
Můžete vytvořit jedinečné kalendáře (v SuperSaaS kalendáře typu resource) pro každé pracovní místo a spojit je všechny do jednoho zastřešujícího kalendáře (kalendář typu service). Tímto způsobem uvidíte všechna pracovní místa v přehledném zobrazení.
Nejrychlejší a nejsnazší způsob je vytvořit kalendář pro více zdrojů, který zahrnuje každé pracovní místo, jež si mohou zaměstnanci rezervovat. Poté vytvořte servisní kalendář s dostupnými časy, na které si zaměstnanci mohou pracovní místo zarezervovat.
Pokud nepotřebujete přehled, je také možností kalendář kapacity s časovými sloty. V takovém případě můžete nastavit limit kapacity pro každý časový slot. Tím zajistíte, že bude pro každého zaměstnance dostatek stolů, ale budou mít svobodu vybrat si po příjezdu volné pracovní místo. Volitelně můžete přidat čekací seznam, který zaplní všechna pracovní místa ponechaná prázdná kvůli nemoci.
Zjistěte více o různých kalendářích.
Poznámka: Počet kalendářů, které můžete vytvořit, není nijak omezen, a to ani ve bezplatné verzi, takže nezáleží na tom, kolik kancelářských prostor máte.
Vytvořte kalendář pro zasedací místnosti, abyste mohli jednat s klienty
Pro zasedací místnosti je pravděpodobně nejsnazší vytvořit další kalendář. Můžete zvolit kalendář kapacity, pokud potřebujete omezit počet lidí, kteří mohou místnost sdílet, nebo kalendář typu resource, pokud dovolujete, aby si místnost v určitém čase rezervovala vždy jen jedna osoba. Navíc, pokud do vaší kanceláře chodí klienti, můžete kalendář zasedací místnosti využít také k rezervaci klidného jednacího prostoru a zajistit, aby se rezervace nepřekrývaly ani nedocházelo k dvojím rezervacím.
Více o tom, jak nastavit kalendář pro vaši zasedací místnost, se dočtete v našem návodu.
Přidejte čekací seznam, když jsou všechny kancelářské prostory obsazené
Je možné přidat čekací seznam, aby se zaměstnanci mohli zapsat, pokud je kancelářský kalendář už plný. V SuperSaaS je tato možnost dostupná u všech kalendářů kapacity. Takže když zaměstnanec onemocní nebo se nakonec rozhodne pracovat z domova, dostane oznámení další zaměstnanec a může ten den vyrazit do kanceláře. Díky této funkci můžete z kancelářských prostor stále vytěžit maximum, aniž byste museli kapacitu spravovat ručně.
Zjistěte, jak čekací seznam implementovat.
Zvažte použití kreditového systému pro rovnoměrné rozdělení prostoru
Možná chcete, aby byla kancelář dostupná všem stejně. Skvělým řešením by bylo dát každému zaměstnanci kredity. Ty pak může „utrácet“ za rezervaci pracovního místa v kanceláři. Tím zajistíte, že každý dostane příležitost pracovat v kanceláři.
Tip: Pokud chcete kreditové úrovně automaticky každý měsíc resetovat, můžete nastavit výchozí kredit, který se bude každý měsíc obnovovat. Nebudete tak muset pokaždé, když zaměstnanci dojdou kredity, ručně přidávat další. Samozřejmě může být jednodušší sledovat docházku, když kredity přidáte sami.
Přečtěte si náš návod, jak implementovat kreditový systém.
Informujte zaměstnance o nových firemních pravidlech
Aby byli vaši zaměstnanci informováni o nových nebo stávajících firemních pravidlech, můžete jim poslat oznámení emailem nebo textovou zprávou. Pokud zaměstnanci sdílejí své stoly, může být užitečné poslat před dnem práce v kanceláři oznámení, které všechny upozorní, aby na konci dne uklidili své stoly.
Zjistěte, jak pro svou kancelář nastavit připomínky.
Další možností je přidat do rezervačního procesu formulář, který zaměstnance seznámí s firemními pravidly. Můžete přidat i zaškrtávací políčko, aby zaměstnanci museli potvrdit, že si pravidla přečetli, než mohou pokračovat. To může být obzvlášť užitečné, pokud chcete mít jistotu, že si zaměstnanci přečetli všechny nové aktualizace.
Zjistěte více o tom, jak nastavit formulář.
Pokud používáte kalendář kapacity a nechcete pokaždé, když si zaměstnanec naplánuje den v kanceláři, posílat kopii firemních pravidel, můžete se rozhodnout poslat oznámení ručně (ve vlastní poštovní aplikaci). Emailové adresy všech uživatelů, kteří si rezervovali určitý časový slot, můžete snadno zkopírovat a vložit tak, že přejdete na Supervise > Overview, poté kliknete na lupu vedle daného časového slotu, abyste jej otevřeli, a nakonec kliknete na odkaz „Email all in this slot“, čímž se načte seznam emailových adres.
Začněte s bezplatnou verzí
Vytvořte si účet nyní a začněte šetřit čas i energii při správě kapacity své kanceláře. Použijte bezplatnou verzi SuperSaaS s reklamou, nastavte svůj rozvrh a vyzkoušejte si ji, dokud nebudete spokojeni. Placené verze bez reklam začínají na 150 Kč a měly by většině kanceláří stačit. Pokud se zaseknete a budete potřebovat pomoc, neváhejte se ozvat našemu týmu podpory.