Přemýšleli jste někdy, jaký je nejlepší způsob, jak od zákazníků sbírat soubory? Příjem souborů emailem může být zahlcující a správa souborů bývá zdlouhavá a chaotická. Zjistěte, jak vám integrace Dropboxu pro SuperSaaS může pomoci bezpečně shromažďovat data od zákazníků a udržet je přehledně uspořádaná.
Využijete při tom i naše tvorba formulářů, které umožňují sběr dalších informací přímo v rezervačním procesu.
Shromažďování dat prostřednictvím formulářů
Přidáním formulářů do rezervačního procesu umožníte zákazníkům poskytnout další informace i nahrát soubory. Od motivačních dopisů a životopisů až po přihlášky, mohou vše odeslat prostřednictvím jediného formuláře. Všechny dokumenty odeslané zákazníky se okamžitě nahrají z prohlížeče zákazníka do propojené složky ve vašem účtu Dropbox.
Při vytváření formuláře máte možnost integrovat tlačítko pro nahrání souboru, které vás poté vyzve k propojení s Dropboxem. V naší dokumentaci podrobně vysvětlujeme, jak můžete propojit svůj Dropbox se svým účtem SuperSaaS. Po propojení Dropboxu můžete do formuláře přidat sekci ‚nahrání souboru‘. Každé tlačítko pro nahrání souboru umožňuje zákazníkovi nahrát právě jeden dokument. Pokud musí zákazníci nahrát více souborů, můžete do formuláře přidat více tlačítek pro nahrávání souborů.
Více formulářů
V SuperSaaS můžete vytvářet více formulářů pro různé účely. Například fotograf může zákazníkům umožnit nahrát inspirační fotografie při rezervaci focení, nebo jazykový institut může shromažďovat domácí úkoly pro každou nadcházející lekci. Stejně jako lze formuláře použít pro různé cíle, lze je použít i různými způsoby.
Propojení formuláře s (novým) uživatelem
Chcete, aby klienti některé soubory nebo informace odeslali jen jednou? Pak možná budete chtít přidat formulář k uživateli místo k rezervaci. Když je formulář přidán k uživateli, klienti ho musí vyplnit pouze při registraci jako nový uživatel. Už máte zákazníky s existujícím účtem? Nebojte se, formulář můžete přidat do registračního procesu a nechat stávající uživatele vyplnit formulář příště, až se do svého účtu přihlásí, pomocí nastavení ‚as above, but also require existing users without a form to complete one on their next visit‘.
Formuláře propojené s uživateli jsou skvělé, pokud je chcete používat jako registrační formuláře pro členství, studenty nebo pro komunikaci vašich podmínek a dohod.
V rámci rezervačního procesu
Přidání formulářů do rezervačního procesu má mnoho výhod. Vytváří pro vás možnost nabízet další služby, poskytovat informace nebo si vyžádat soubory potřebné pro schůzku. Formuláře SuperSaaS se hodí, když zákazníci nepotřebují účet, aby si u vás mohli rezervovat, ale vy přesto potřebujete shromáždit důležité informace pro jejich rezervaci.
Samostatně
Formuláře nemusí být nutně propojené s rezervačním procesem nebo uživatelem, ale mohou fungovat i samostatně. Při vytváření formuláře si můžete zvolit, zda chcete vytvářet formuláře připravené pro integraci, nebo použít samostatné formuláře. Samostatné formuláře můžete také převést na integrované formuláře a naopak.
Největší rozdíl mezi těmito dvěma možnostmi je v tom, že samostatný formulář má vlastní URL. Vaše publikum se ke samostatnému formuláři může snadno dostat přes váš web nebo prostřednictvím odkazu, který sdílíte vy. Samostatné formuláře se mohou hodit pro sběr zpětné vazby k vašim službám nebo jako registrační formulář pro speciální událost.
Dropbox automaticky vytváří samostatné složky pro každý formulář, pokud máte více formulářů. Díky tomu je váš panel Dropboxu mnohem přehlednější.
Uspořádání souborů
Shromažďování dat od více zákazníků může být bez správné organizace náročné. Nejjednodušší způsob, jak soubory shromažďovat, je stáhnout je přímo z formulářů v SuperSaaS. Soubory ve formuláři se stahují z vašeho Dropboxu do počítače. Ve formuláři pod správou můžete soubory snadno shromáždit a ukládat je podle odpovědí. Během celého procesu se žádné soubory neukládají ani nezpracovávají na serverech SuperSaaS.
Pokud stahování souborů trvá příliš dlouho, jiným způsobem, jak poznat, který soubor patří ke kterému klientovi, je nechat uživatele přihlásit se nebo si vytvořit účet. Uživatelské jméno klienta bude po nahrání do složky Dropboxu automaticky součástí názvu souboru. Sami rozhodnete, zda se uživatelé zaregistrují pomocí emailu, nebo si na stránce řízení přístupu ve svém panelu vytvoří osobní přihlašovací jméno.
Nahrané soubory si při uložení do formuláře nezachovají svůj původní název. Například dokument nahraný pod názvem JaneDoeCV se zobrazí jako Username-random-combination-of-numbers-and-letters. Podívejte se na následující příklad:
Dokumenty nahrané uživateli bez uživatelského jména (například když je formulář použit mimo rezervační proces) nebudou mít k sobě přiřazené uživatelské jméno, ale dostanou pouze obecný název souboru. Chcete-li si v Dropboxu vytvořit přehled, můžete soubory třídit podle typu, přípony nebo data úpravy.
Typ rozděluje soubory do typů dokumentů, jako jsou obrázky a dokumenty. Nesmí se plést s filtrem přípony. Pomocí tohoto filtru snadno uvidíte, které soubory jsou dokumenty a které obrázky. Hodí se to, když potřebujete shromažďovat různé typy souborů.
Přípona klasifikuje soubory podle formátů. U filtru typu mohou dokumenty s různými formáty spadat do stejného typu; u filtru přípony se však soubory seskupují jen tehdy, když mají stejný formát. Například pod typ bude soubor PDF pravděpodobně zařazen jako dokument, ale ve filtru přípona najdete PDF pouze společně s dalšími PDF soubory.
Datum úpravy zobrazuje soubory podle poslední úpravy nebo posledního přidání. To se může hodit, když potřebujete ze složky vytáhnout naposledy přidané soubory.
Další tipy pro uspořádání souborů
Dropbox nabízí automatizační funkce pro automatické uspořádání složek, takže organizace souborů je ještě pohodlnější. Pomocí automatizace v Dropboxu můžete zvolit kategorii, podle které se soubory třídí, nastavit pravidla pro automatické přejmenování souborů nebo vytvořit štítky pro organizaci a vyhledávání souborů. Každá složka může používat pouze jednu automatizaci.
Možnost přejmenování souborů, v Dropboxu také nazývaná pojmenovací konvence, se může hodit při ukládání souborů z formulářů. Podíváme se na nastavení datum nahrání; ale existuje mnoho dalších možností, které můžete využít podle potřeby.
Datum nahrání: Tato funkce automaticky přidá do názvu souboru datum nahrání, takže je snazší vidět, kdy byly soubory nahrány. I přes filtr data úpravy tak díky tomuto pojmenování okamžitě vidíte, kdy byly soubory vytvořeny a přidány do složky.
Stručně
Používejte formuláře k tomu, aby vám zákazníci mohli v SuperSaaS nahrávat soubory. Formuláře mohou být propojené s rezervačním procesem, ale mohou fungovat i jako samostatné formuláře. Všechny nahrané soubory se ukládají do propojeného účtu Dropbox, odkud můžete dokumenty kdykoli získat. Dropbox vytváří pro každý formulář samostatné složky. Nahrané dokumenty si nezachovají svůj původní název, ale dostanou obecný název souboru, takže je těžké určit, ke kterému zákazníkovi soubor patří. Jako řešení nechte zákazníky vyplňovat formulář, když jsou přihlášeni, nebo použijte pojmenovací konvence Dropboxu, abyste poznali, který uživatel soubory nahrál nebo ke kterému datu byly soubory přidány do vaší složky Dropbox.