Je důležité, aby vás zákazníci i kolegové mohli snadno kontaktovat, ale pouhé uvedení telefonního čísla v emailovém podpisu může vést k nekonečnému koloběhu zmeškaných hovorů. Řešením je použít online nástroj pro plánování schůzek a umístit ho do svého emailového podpisu. Ukážeme vám, jak toho dosáhnout pomocí SuperSaaS.
V zásadě potřebujeme udělat dvě věci:
1. Nastavit vhodný online rozvrh
2. Přidat do emailového podpisu odkaz nebo tlačítko na tento rozvrh
Zároveň probereme i přidání několika pokročilejších funkcí, jako je přidání na Instagram nebo Facebook a automatická synchronizace s Google Kalendářem, Zoomem nebo Outlookem. Pokud se odkaz na rezervaci zobrazí na Instagramu nebo Facebooku, velikosti obrázků pro sociální sítě pomohou vyhnout se nepříjemnému ořezu v náhledech odkazů.
Nastavte vhodný kalendář pro schůzky
Pro osobní schůzky jeden na jednoho pravděpodobně chcete jednoduchý proces s nízkým třením: necháte lidi zadat preferované datum a vyplnit kontaktní údaje. Podívejte se na tento ukázkový rozvrh, který jsme vytvořili:
- Nevyžaduje přihlášení ani registraci, jen kontaktní údaje
- Mírně jsme ho vylepšili tím, že si uživatel může zvolit délku schůzky
- Používá zobrazení „widget“, které se automaticky přizpůsobí uživatelům na mobilu i na počítači
Pokud si tento rozvrh nastavujete pro sebe, pravděpodobně si nejprve budete chtít vytvořit účet. Pak byste chtěli přidat:
- Načítání dostupnosti z vašeho osobního Google nebo Outlook kalendáře, abyste je nemuseli udržovat synchronizované ručně
- Nad widget přidat nějaký text nebo svou fotografii
- Odesílat emailové potvrzení
Pomocí průvodce vytvořte rozvrh
Začneme tím, že na nástěnce vytvoříme New Schedule. Rozvrh, který tu zvolíme, je typu „Service“, ale mohli byste zvolit i typ „Resource“. Vybereme „No log in necessary“ a dáme rozvrhu název. Poté definujeme různé délky schůzek, ze kterých si lze vybrat. Pokud má každá schůzka stejnou délku, nebo pokud chcete uživateli nabídnout, aby si délku schůzky zvolil, bude vhodnější rozvrh typu „Resource“. Dokončením tohoto kroku už získáte základní rozvrh, který si můžete vyzkoušet.
Přizpůsobte si rozvrh
Na stránce Supervise v kartě „Synchronize“ můžete propojit svůj rozvrh s osobním kalendářem v Google nebo Outlooku, abyste zajistili, že si lidé nebudou rezervovat čas v době, kdy už máte něco jiného naplánováno. Navíc na stránce Configuration v kartě „Process“ můžete přidat potvrzovací email, který se má odesílat. Obsah tohoto emailu můžete změnit v kartě „Layout“; dobrá věc, kterou lze přidat do spodní části emailu, by byla:
$nourl $modurl $ical
Toto kouzlo říká systému, aby nahradil odkaz na kalendář v emailu odkazem, který mohou uživatelé použít k úpravě své schůzky. Zároveň přidá tzv. přílohu iCalendar, kterou může jejich kalendářový program automaticky načíst, pokud ji podporuje.
Přidejte pokročilé možnosti
Existuje několik dalších možností, které byste mohli zvážit, například:
- Můžete krátce před schůzkou poslat připomínkový email
- Můžete nechat systém vytvořit pro každou schůzku místnost v Zoomu a přidat do emailu odkaz na ni
- Můžete si nechat ve Slacku poslat upozornění, když se schůzka změní nebo se má právě začít
Nebudeme tu procházet nastavení všech těchto možností. Většina nastavení by měla být dostatečně snadno k nalezení a jinak by výchozím místem měla být vyhledávací pole na stránce dokumentace.
Přidejte do emailového podpisu odkaz nebo tlačítko
Teď, když máme místo, kam zákazníky poslat, chceme jim o něm dát vědět. Samozřejmě můžete odkaz na svůj rozvrh umístit na svůj web nebo na své sociální sítě. Ale často si vaši zákazníci čtou email od vás ve chvíli, kdy se rozhodnou, že se spojí, takže dává smysl umístit odkaz do emailového podpisu.
Všechny emailové programy umožňují přidat do emailu podpis, ale liší se v detailech, například v tom, zda dokážou ukládat více různých podpisů pro různé příležitosti. Většinou by jejich funkce měla být dostatečně přímočará na pochopení a jinak by vám rychlé hledání na Googlu mělo pomoci najít pokročilé funkce.
Nejjednodušší je zkopírovat a vložit do podpisu odkaz na váš rozvrh a pak na tom můžeme dál stavět tak, že z odkazu uděláme klikací prvek, a nakonec z něj můžete vytvořit tlačítko s textem „Rezervovat si schůzku se mnou“. Ale myslím, že většina lidí bude chtít použít tlačítko, takže začněme tím.
Vytvořte stylizované tlačítko
Na našem webu jsme přidali interaktivní stránku, která za vás udělá většinu práce, podívejte se na tento Button generator. Ujistěte se, že jste na webu přihlášeni; díky tomu generátor tlačítka zobrazí tlačítko odkazující na váš rozvrh, nikoli na ukázkový rozvrh.
Nejprve si na té stránce pohrajte s možnostmi a nastavte text, barvu a velikost tlačítka podle toho, co se vám líbí.
Poté tlačítko zkopírujte kliknutím na ikonu schránky 
v pravém horním rohu.
Nekopírujte text z dolní schránky na této obrazovce, protože by vám to vložilo tlačítko jako HTML kód, nikoli jako stylizované tlačítko.
Nakonec tlačítko vložte do svého emailového podpisu a podpis uložte.
Vytvořte místo tlačítka odkaz
Možná vám připadá, že střídmý odkaz působí obchodněji než barevné tlačítko? Žádný problém, odkaz na svůj rozvrh najdete na stránce konfigurace nebo jednoduše zkopírováním adresního řádku prohlížeče, když si rozvrh prohlížíte. Ten odkaz pak můžete vložit do emailu, ale pravděpodobně chcete, aby odkaz zněl „Rezervovat schůzku“ místo surové adresy. Jak vytvořit klikací odkaz:
- Nejprve napište text odkazu, např. „Naplánovat si se mnou schůzku“
- Označte tato slova myší
- Stiskněte ctrl-K (Windows) nebo ⌘-K (Mac), aby se text změnil na odkaz
- Vložte URL do vyskakovacího okna, které by se mělo objevit
- A pak podpis uložte
Vyzkoušejte to!
A to je vše, ale opravdu byste si měli poslat email sami sobě a vyzkoušet celý proces od začátku do konce, abyste se ujistili, že všechno funguje správně. Byla by škoda, kdyby se vaši zákazníci někde zasekli, takže je lepší, když si toho všimnete nejdřív vy sami.
Upravte vzhled pomocí parametrů v URL
Vzhled rozvrhu můžete změnit přidáním takzvaných parametrů do odkazu.
Například v ukázce výše jsme zobrazení „widget“ vybrali přidáním ?view=widget na konec odkazu.
Tato ukázková stránka ukazuje několik dalších způsobů, jak můžete rozvrh formátovat.
A můžete také přidat parametr, který kalendář otevře na konkrétním datu, což je užitečné, pokud chcete, aby si někdo rezervoval čas pro konkrétní událost.
Například ?month=12&day=25 otevře kalendář na Štědrý den.
Jak tedy tyto parametry přidat do odkazu ve vašem emailovém podpisu? Stačí umístit kurzor na tlačítko nebo odkaz a stisknout ctrl-K (Windows) nebo ⌘-K (Mac). Mělo by se otevřít vyskakovací okno s odkazem, který pak můžete upravit. A poté, co změnu provedete, možná si budete chtít poslat email znovu, abyste otestovali, zda vše funguje podle očekávání.
Pokud se zaseknete nebo se nás budete chtít na něco dalšího zeptat, můžete to udělat zde.