Hlavním cílem rezervačního systému schůzek je přece zajistit, aby bylo před povolením rezervace k dispozici volné místo, že? To je sice pravda, ale existuje několik situací, kdy chcete přesný opak.
Jako příklad si vezměte akci, kde dobrovolníci pomáhají ostatním lidem, například s daňovým přiznáním. Potřebujete spárovat dobrovolníky s lidmi, kteří pomoc potřebují. V takovém případě chcete povolit rezervaci pouze na místo, které už je obsazené dobrovolníkem. Podívejte se na tento ukázkový rozvrh, jak by to mohlo vypadat.
Další běžný případ, se kterým jsme se setkali, je veletrh, kde je potřeba spárovat zákazníky s obchodními zástupci pro předvedení. Počet prezentačních stánků je pevně daný, ale chcete povolit rezervaci jen tehdy, když na stánku může být i obchodní zástupce. (Stejný proces by šel i obrátit, kdy zákazníkům povolíte rezervaci jakéhokoli volného místa, což pak spustí email pro obchodní tým s žádostí, aby toto místo doplnil zákazníkem.)
Spárování dvou hráčů na tenis je další případ použití, ale můžete spárovat i více než dva. Možná chcete spárovat čtyři hráče na bridž.
Ukázkové nastavení: párování jeden na jednoho
Projdeme si kroky, jak nastavit rozvrh, kde jedna skupina plánuje svou dostupnost (dobrovolníci nebo obchodní zástupci) a druhá skupina si s nimi domlouvá schůzku. V ukázkovém rozvrhu, který jsme zmínili výše, máme vše v jednom rozvrhu, abychom lépe ukázali, co se děje. Pro koncové uživatele ale může být přehlednější, když má každá skupina svůj vlastní rozvrh. Proto zde vytvoříme jeden rozvrh pro skupinu dobrovolníků a druhý pro skupinu, která si s dobrovolníky rezervuje schůzku.
Na nástěnce použijte průvodce New Schedule a vytvořte rozvrh typu „Resource schedule“. V tomto příkladu zvolíme „No log in necessary“ a jednu „One“ resource (ukážeme vám později, jak vytvořit více než jednu). Pojmenujte svůj rozvrh „Volunteer signup“ a poté definujte místa, kde se mohou přihlásit. Po kliknutí na Finish můžete kliknout na „Opening Hours“ a vyplnit „Closed before“ a „Closed after“, abyste určili, kdy se aktivita koná.
Poté znovu projděte průvodce New Schedule a tentokrát zvolte „Service schedule“. Zvolíme „No log in necessary“ a tento rozvrh pojmenujeme „Help needed“. Definujme jednu službu, například „Help with tax return“, která trvá 60 minut. Zatím nepřidáváme žádné „Required resources“, to uděláme později. Opět klikněte na Finish a potom na odkaz Opening Hours, abyste určili, kdy bude dostupná, v souladu s hodinami z kroku 1.
Nyní propojíme oba rozvrhy. Klikněte na tlačítko „Configure“ pro rozvrh „Help needed“ a přejděte na kartu „Services“. Poté klikněte na ikonu Edit (1), vyberte zdroj „Volunteer signup“ (2), klikněte na tlačítko „⊗ occupied“ (3), potom na tlačítko „⊗“ (4) a nakonec klikněte na „Update service“.
Pojďme to otestovat. Když kliknete na „Use“ a přejdete do rozvrhu, měli byste vidět hlášku „No available space found“, protože se dosud nikdo nezapsal jako dobrovolník. Přejděte na nástěnku, vyberte „Volunteer schedule“ a zapište se tam. Pak se vraťte do rozvrhu „Help needed“ a měli byste tam vidět jedno volné místo.
Poté, co vše funguje podle očekávání, možná budete chtít rozvrhy vylepšit například o potvrzovací emaily nebo upravit proces tak, aby vyžadoval podrobnější informace. A nakonec dejte odkaz každé skupině, aby mohla začít plánovat.
Rozšíření na více současně obsazených míst
Předpokládejme, že máte více dobrovolníků nebo obchodních zástupců, kteří jsou k dispozici současně. Vycházíme z předchozího příkladu a přidáme další rozvrh typu resource, který bude sledovat počet rezervovaných uživatelů.
Přejděte do průvodce New Schedule a vytvořte nový rozvrh typu „Resource schedule“, klikněte na „Internal use“ a u otázky, kolik věcí chceme plánovat, zvolte „More than one“. Poté přidejte 2 položky, „Spot 1“ a „Spot 2“ do seznamu věcí k plánování. V dalším kroku pojmenujte rozvrh „Available spots“. Můžete ho také pojmenovat „Rooms“, „Tables“ nebo „Sales booth“ podle potřeby. Není třeba nastavovat Opening Hours, systém použije ty z ostatních rozvrhů.
Udělejte místo pro dalšího dobrovolníka. V rozvrhu „Volunteer signup“ klikněte na „Configure“, potom na kartu „Resources“, pak na odkaz „enter a list“ a přidejte „Volunteer 1“ a „Volunteer 2“ (přejmenujte zdroj, který už tam je).
Nyní nastavíme propojení. V rozvrhu „Help needed“ klikněte na „Configure“ a přejděte na kartu „Services“. Vyberte možnost „Multiple reservations can take place at the same time“ a pod nadpisem „Service selection“ zvolte „Pick the first“, uložte stránku a vraťte se na tutéž kartu. Upravte službu a klikněte na tlačítko „or“, abyste získali další sadu pro spárování. Nyní nastavte, aby se jedno místo párovalo s „Volunteer 1“ a druhé s „Volunteer 2“, jak je vidět na obrázku níže.
Složitější scénáře
Pomocí výše popsané techniky by mělo být jasné, jak spárovat větší počet dobrovolníků, ale je také možné vytvořit ještě složitější scénáře. Můžete zobrazit rozdílnou dostupnost různým skupinám, například dát starším lidem možnost rezervovat si místo dříve, než to umožníte mladším lidem. V dokumentaci o kombinování rozvrhů jsme popsali řadu složitých scénářů. Každý rozvrh navíc umí číst dostupnost z Outlook nebo Google kalendáře nebo do nich schůzky publikovat, což umožňuje ještě větší flexibilitu díky propojení s webovými službami mimo SuperSaaS.
Pokud je nám známo, je schopnost kombinovat kalendáře tímto způsobem jedinečná pro SuperSaaS. Matematicky se tomu říká „Logical AND, OR and NOT“ na dostupném místě v rozvrhu. Ale nebojte se, pokud vám to nic neříká; výsledkem by mělo být, že svůj rezervační nástroj přizpůsobíte svému podnikání, a ne naopak. Pokud narazíte na jakýkoli nečekaný problém, neváhejte se ozvat našemu týmu podpory.